Börja varje möte med att utse en djävulens advokat. Hens uppgift är att utmana och ifrågasätta beslut, idéer och analyser genom att inta en position skild från den accepterade normen. Låt rollen gå runt bland kollegorna.

Effekt: Att göra det obekväma till ett sätt att jobba gör det möjligt för en arbetsgrupp att granska sina tankar och beslut. Rutinen innebär också att ingen är rädd för att motsätta sig ett förslag eller uttrycka ogillande – det är ju det som är uppdraget. Dessutom bidrar rutinen till att definiera en ny normalnivå där gruppen har vant sig vid att utmana befintliga övertygelser och tankesätt.

Låt den nyaste gruppmedlemmen, den yngsta i gruppen eller någon med en specialistkunskap som vanligtvis inte brukar ta så mycket plats uttrycka sin åsikt först vid beslutsfattande och idégenerering. Se till att personen är beredd på vad som kommer att diskuteras.

Effekt: Rutinen ger plats åt de som inte brukar höras. Om de kan addera nya perspektiv på hur gruppen ska närma sig en viss uppgift, ett ämne eller ett beslut utmanas övriga att vara öppensinnade och ifrågasätta aktuella metoder eller processer och främja en öppen och tvärhierarkisk kommunikation. Rutinen stärker också självförtroendet hos unga eller nya kollegor och skapar större vilja att ta risker.

Inkludera ett annat perspektiv än de ni för närvarande har i er arbetsgrupp genom att bjuda in kollegor (glöm inte de magiska procenten!) som representerar detta perspektiv till era möten. De ska helst inte vara med och arbeta med uppgiften eller fatta beslut i frågan, utan endast bidra med erfarenheter, tankar och inspiration. 

Effekt: Jokrarna främjar utanför-boxen-tänkande och kan hjälpa er att hitta nya och innovativa tillvägagångssätt. De förhindrar också att ni fastnar i funktionsgränser, specialistområden eller motsvarande.

Placera en tom stol i rummet när det är dags att fatta beslut eller när ni ska spåna idéer. Låt stolen fungera som en påminnelse om att ni inte vet allt och att det kan vara så att ni saknar perspektiv som hade varit värdefulla i just den fråga ni diskuterar.

Effekt: Rutinen tvingar er att rannsaka vilka perspektiv ni saknar och ta hänsyn till dem. Och kanske bjuda in några med de perspektiven till nästa möte.

Sätt upp en världskarta på kontoret. När ni pratar med en kollega från en annan geografisk region än er egen, markera regionen med en nål på kartan.

Effekt: Kartan fungerar som en påminnelse om att aktivt söka perspektiv från andra geografiska regioner än er egen. Den hjälper er också att identifiera varifrån ni saknar perspektiv och var ni kanske inte engagerar er så ofta som ni borde.

Gör det till en vana att starta veckomötet med grupp- incheckning. Det innebär att varje gruppmedlem får säga några ord om vad de tänker på och därför behöver lägga åt sidan för att kunna vara helt närvarande i mötet. Tankarna kan vara relaterade till såväl privatliv som yrkesliv.

Effekt: Rutinen gör det möjligt för er alla att vara närvarande, men också att synas och höras. Incheckningen skapar närvaro, fokus och gruppengagemang. Genom att ni alla successivt får reda på mer om era kollegors liv och arbetssituation ökar empatin och förståelsen i gruppen.

I stället för att presentera ett problem och riskera att någon omedelbart skriker ut ett förslag på lösning, låt alla i gruppen fundera på problemet och skriva ner sina tankar på ett papper. Därefter får varje person läsa upp exakt vad de har skrivit ner, utan att avbrytas. Till sist sammanfattar en diskussionsledare vad gruppen som helhet har sagt.

Effekt: Denna enkla teknik ger alla möjlighet att tänka utan att påverkas av den som pratar först och fångar upp åsikter som riskerar att tryckas undan på grund av att det kan kännas obehagligt att inte hålla med om det som redan har sagts. Inte minst låter rutinen de introverta tänkarna dela med sig av sina idéer och perspektiv på ett inkluderande sätt.

grupputcheckning. Låt var och en i gruppen dela med sig av någonting som de checkar ut med, antingen i turordning runt bordet eller slumpmässigt. Det kan vara en känsla, en reflektion, det viktigaste de tar med sig från mötet, något som stack ut eller liknande.

Effekt: Utcheckningen betonar reflektion och är ett symboliskt och enande sätt att stänga ner ett möte. Det låter också gruppen veta vad diskussionerna och besluten har betytt för varje deltagare.

För att komma runt problemet med att människor tenderar att värdera konsensus inom gruppen högre än väl underbyggda beslut, använd följande process i viktiga beslutsmöten: 

1. Alla deltagare får fem minuter på sig att under tystnad
skriva ner idéer rörande beslutet på ett papper.
2. Alla får ytterligare två minuter för att välja ut en eller
två av idéerna på sin lista.
3. Var och en delar med sig av dessa idéer på en tavla,
utan feedback.
4. Alla får fem minuter på sig att reflektera över idéerna och
rösta på den de tycker bäst om. Valet skrivs ner på en lapp.
5. Rösterna sammanställs. Den som vill kan helt kort få
motivera sin röst, men ingen får ändra sitt val.
6. Projektledaren, inte gruppen, fattar beslut. Det måste
inte ske i enlighet med hur omröstningen slutade. 

Effekt: Att ni både spånar idéer och röstar i tysthet minskar risken att ni påverkas av varandras åsikter. Projektledaren har det slutgiltiga mandatet att fatta beslut, men har fått möjlighet att bli influerad av alla projektdeltagare. 

Beslutsprocessen kan ibland präglas av en otålighet som gör att ni riskerar att missa lösningar som skulle kunna leda till ännu bättre beslut. Använd er därför av ett mentalt trick som går ut på att ställa frågan: Om vi inte skulle välja något av de alternativ som vi just nu överväger, vad skulle vi göra då? Gör det genom kollektiv reflektion.

Effekt: Rutinen gör att ni tar er tid att undersöka fler alternativa lösningar. Om ni exempelvis vill expandera verksamheten till en ny region skulle det kunna låta så här: ”Vad skulle hända om vi inte kunde investera i region X? Var skulle vi lägga våra resurser då?” Det kan få er att överväga att investera i en annan region, eller kanske att göra förbättringar på er nuvarande plats. Det viktigaste är att ni får möjlighet att ta upp alternativ som annars inte hade nämnts.